Då personer i styrelsen byts är det viktigt att komma ihåg att uppdatera uppgifterna på föreningens hemsida och sociala media. Många föreningear brukar även inleda året med att presenter den nya styrelsen på föreningen facebook- eller instagram-sida.
För att garantera att ni också i fortsättningen får info från SÖU och andra instanser till rätt person är det viktigt att uppdatera föreningens kontaktuppgifter när ni byter styrelsemedlemmar. Nedan beskrivs hur det går till i olika system.
Desky
I det digitala kontoret Desky uppdateras föreningens styrelse under fliken Statistik och Föreningspersoner. Arkivera gamla styrelsemedlemmar som inte längre är aktuella. Kom också ihåg att uppdatera kontaktpersonen under fliken Basuppgifter och Uppdatera basinformation. Denna information syns även utåt för allmänheten. Om ni stöter på problem går det också att skicka uppgifterna direkt till malin@sou.fi.
Beställ gärna SÖU:s föreningspost till alla styrelsemedlemmar. Föreningsposten sänds ut cirka en gång i månaden med aktuell information om kurser, bidrag och evenemang för föreningsaktiva.
Föreningsregistret
Vill ni vara säkra på att nuvarande namntecknare kan sköta föreningens ärenden är det viktigt att uppgifterna är uppdaterade i föreningsregistret.
Om föreningens adress, stadgar, namntecknare eller styrelse ändras ska en ändringsanmälan lämnas in till föreningsregistret. Det är viktigt att nya namntecknare anmäls så snabbt som möjligt eftersom olika aktörer använder föreningsregistret för att kontrollera namnteckningsrätten för personer som uträttar ärenden åt en förening.
Det enklaste och förmånligaste sättet att anmäla ändringar till föreningsregistret är via e-tjänsten. Vem som helst i föreningen kan fylla i anmälan och godkänna den på nätet. När anmälan är ifylld och godkänd kan en inbjudan till att underteckna anmälan skickas till ordförandens e-post. Föreningens ordförande ska identifiera sig med sina personliga bankkoder eller ett mobilcertifikat för att kunna underteckna anmälan. När anmälan är undertecknad kan vem som helst betala avgiften i e-tjänsten. Föreningsregistrets e-tjänst hittas här.
Det går också att själv anmäla att ens föreningsuppdrag har upphört till föreningsregistret.
Skatteverket
Är föreningen kund hos Skatteförvaltningen ska ändringar av adress- och kontaktuppgifter också meddelas dit, det räcker inte att anmäla ändringarna till föreningsregistret för att föreningens post ska komma till rätt person. Adressändringar till Skatteförvaltningen kan inte göras på nätet utan ska skickas in per post. På ytj.fi finns Skatteförvaltningens blankett 6214 som ska fyllas i och skickas in. Anmälan är gratis och skickas till den postadress som finns angiven på blanketten.