Nätbaserade förmåner
Som medlem i SÖU har varje förening tillgång till ett paket med nätbaserade förmåner. Varje förening får tillgång till en kostnadsfri hemsida via SÖU och ett eget digitalt kontor, kallat Desky, som innehåller en rad funtioner och tjänster som underlättar föreningsadministrationen.
Föreningens hemsida
Alla medlemsföreningar har tillgång till en egen kostnadsfri hemsida via SÖU. Föreningen kan bygga upp sin egen mall för hemsida i Digistoff eller utnyttja befintliga sidmallar. I hemsidesystemet finns olika moduler som är användbara för en förening såsom platsbokningssystem, bokningsförfrågan och evenemangskalender. Adressen till hemsidan är i formen www.foreningensnamn.sou.fi, exempelvis www.sidjarvuf.sou.fi.
Lösenordet och era inloggningsuppgifter har meddelats till föreningens kontaktperson. Om ni av någon anledning inte vill ha en hemsida eller vill använda er av ett annat system kan ni välja att ha sidan ni får från SÖU opublicerad.
Hemsidan är uppbygd enligt en mall som skapats av tjänsteleverantören Webbhuset. Det finns många möjligheter att ändra utseende på hemsidan genom att använda sig av stilbyggaren. SÖU bistår gärna föreningarna med support för hemsidan.
Moduler på hemsidan
På hemsidan finns flera moduler tillgängliga, varav några presenteras närmare nedan. Besök gärna SÖU:s mallhemsida för att bekanta er närmare med hemsidesystemet. Observera att det är den gamla sidmallen som presenteras där. Den nya sidmallen innehåller samma funktioner men är anpassad för mobiltelefoner. Bekanta dig med den nya sidmallen HÄR. Manualer för hur man bygger upp hemsidan och använder olika moduler hittas här.
Evenemangskalender
På hemsidan finns en evenemangskalender som går att aktivera. I kalendern kan ni sätta in olika evenemang och aktiviteter. När ni matar in information finns två möjligheter att välja mellan: att informationen enbart syns på er hemsida (icke-publikt evenemang) eller att den även visas på andra ställen (publikt evenemang). Om ni väljer att den ska visas på andra hemsidor syns t.ex. er loppis, revy, ungdomsdans på SÖU:s hemsida, alltså gratis marknadsföring för er.
Här kan ni se SÖU:s gemensamma evenemangskalender med föreningarnas publika evenemang.
Platsbokning
Med hjälp av modulen Platsbokning kan föreningen skapa ett online bokningssystem för sina evenemang. Genom platsbokningssystemet kan potentiella besökare gå in på hemsidan och boka sina egna platser i form av t.ex. en stol på en revy/teaterföreställning, en mässmonter, en plats vid en middag eller ett bord på loppis i föreningshuset.
HÄR kan ni se hur modulen för platsbokning ser ut då den är i användning.
Bokningsförfrågan
Modulen Bokningsförfrågan kan användas av föreningar som vill hyra ut sina fastigheter eller motsvarande. Via en bokningskalender kan besökare på hemsidan se när lokalen är bokad/ledig och enkelt skicka in en elektronisk bokningsförfrågan. HÄR kan ni se hur modulen ser ut på hemsidan.
Om ni vill ha lite inspiration för hemsidebygget så finns här några exempel på hur man kan utforma hemsidan:
Vanliga frågor om hemsidan
Hur loggar jag in på föreningens hemsida?
Loggar in på er egen SÖU-hemsida gör ni genom att skriva er webbadress tillsammans med tillägget /loggain på slutet – ex. www.sidjarvuf.sou.fi/loggain. Skriv in era inloggningsuppgifter i fälten. Om ni saknar inloggningsuppgifter kan ni ta kontakt med den
områdesansvariga på SÖU.
Vad är en modul, och hur skapar jag en sådan på hemsidan?
Efter att en sida skapats ska den fyllas med innehåll. Detta görs genom att infoga olika moduler på den specifika sidan. Exempel på olika moduler som finns att tillgå är "Text", "Bildgalleri", "Platsbokningssystem" och "Evenemangskalender". Den vanligaste modulen som används på en sida är textmodulen. I textmodulen kan man skriva in text samt ladda upp bilder, dvs. skapa läsbart innehåll till en sida. På varje sida på hemsidan kan man lägga till flera olika moduler. Instruktioner för att lägga till en modul finns
HÄR (se punkt 3).
Hur får jag in ett facebook-flöde på hemsidan?
1. Logga in på er egen hemsida och bestäm var du vill att facebookflödet ska placeras. Där du vill att facebookflödet placeras bör du skapa en modul för "text".
2. När du skapat textmodulen tryck på knappen "Ändra" - då kommer en ruta upp där du kan skriva in text.
3. Gör verktygsfältet stort genom att trycka på den lilla pilen i högra hörnet. Du har nu hela verktygsfältet synligt.
4. Tryck på knappen längst ner som heter "källa" -> det är här som du ska klistra in koderna (se instruktioner nedan för hur du skapar koderna).
5. Klistra in koderna och spara.
6. Refresha sidan så syns ert facebookflöde nu.
Koderna för facebookflödet skapar du så här:
1. Koden för er facebooksida skapar du genom att gå in på denna sida: https://developers.facebook.com/docs/plugins/page-plugin/
2. Kopiera in URL-adressen för er facebooksida i fältet där det efterfrågas.
3. I fältet för "flikar" skriver du in "timeline" då det är ert facebookflöde som du vill att ska synas. Fälten för längd och bredd behöver du inte fylla i.
4. Välj om du vill ha ikryssat de olika alternativen som finns nedanför (dessa ändrar på utseendet för flödet) såsom "show friend's faces" etc. Det är bara att prova sig fram genom att kryssa för/kryssa bort olika alternativ för att se vilken layout du föredrar.
5. När du är nöjd, tryck på den blå knappen "Get code". Det kommer nu upp en ruta med två olika koder. Kopiera båda dessa koder och klistra in dem på hemsidan (återgå till punkt 4 i föregående lista).
Desky är föreningens eget digitala kontor på nätet och syftet är att underlätta föreningsadministration. Genom Desky erbjuder SÖU flera nyttiga tjänster till sina medlemsföreningar.
Desky finns till för att underlätta föreningarnas administration genom att samla nyttiga och säkra tjänster och program på ett ställe på nätet. Varje medlemsförening har ett eget så kallat Kontor på Desky, till vilket flera föreningsaktiva (kallade Kolleger) i föreningen kan anslutas. Desky finns tillgängligt, bakom lösenord, på adressen
www.desky.fi.
I Desky finns tillgång till ett system för lagring av dokument, ett medlemsregister, en meddelandefunktion, direktinloggning till föreningens hemsida och den tidigare rapportblanketten, nu kallad Föreningsverksamhet. Dessa tjänster är kostnadsfria att använda för föreningen. Utöver de kostnadsfria funktionerna finns det även möjlighet för föreningen att köpa till olika tjänster såsom bokförings- och faktureringsprogram.
Grundtanken med Desky är att tillhandahålla behövliga och säkra verktyg för föreningarna. En närmare beskrivning av tjänsterna och funktionerna i Desky finns längre ner på sidan.
Ta i bruk Desky!
Alla SÖU:s medlemsföreningar behöver ta i bruk Desky, eftersom förenings-statistiken årligen lämnas in via systemet. Varje förening utser en person som blir föreningens administratör för Desky. Det är enbart administratören som beställer inloggning från SÖU, därefter bjuder denna person in övriga från er förening som ni vill att ska ha tillgång till systemet. Alla i föreningen har en egen personliga inloggning till Desky. När du fullföljt registreringen och loggat in är det bara att bjuda in övriga kolleger i föreningen och börja använda funktionerna.
Glömt lösenordet?
Har du redan fått inloggningsuppgifter till Desky men glömt ditt lösenord, kan du beställa ett nytt på inloggningssidan. Användarnamnet är det samma som din e-postadress.
Funktioner i Desky
I Desky ingår flera funktioner som underlättar administrationen för föreningar. Som standard för alla SÖU:s medlemsföreningar ingår kostnadsfritt följande:
Dokument
I Desky Dokument kan du tryggt och säkert ladda upp och lagra föreningens filer, styrelseprotokoll, avtal och liknande. Du kan både ha en egen mapp och skapa en gemensam mapp för hela styrelsen. I Dokument finns även mappar delade från SÖU vilka innehåller t.ex. olika mallar och bottnar som berör föreningsverksamhet.
Inuti dokumentdelen finns en kalenderfunktion. Där kan föreningen sätta in sina evenemang, när fastigheten är uthyrt och annat så att alla i styrelsen har tillgång till samma information. I föreningens kalender visas även information från SÖU, såsom kurser, ÖP:s utgivningsdatum och liknande. Det kommer även att vara möjligt att läsa in en kalender innehållandes den s.k festfördelningen.
Desky Dokument finns som en app för smarttelefoner och för stationära datorer. Funktionen behöver alltså inte enbart användas via inloggning på desky.fi. Desky Dokument fungerar på samma sätt som t.ex. Dropbox eller Google Drive. Fördelen med Desky är att tjänsterna finns på finska servrar och beaktar GDPR. Dessutom administreras systemet centralt åt föreningen vilket minimerar risken för att problem uppstår i föreningen exempelvis vid personbyten.
Statistik
Statistik är det som tidigare kallades rapportblanketten. Här fyller föreningen i sina basuppgifter som generar info till SÖU:s hemsida och till föreningens egen sida (kontaktuppgifterna).
Det är via denna modul som föreningsstatistiken lämnas in årligen av varje enskild förening. Statistiken visas inte utåt utan syns enbart i systemet. Statistiken får gärna uppdateras löpande under året men alltid för föregående år senast i slutet av mars, vartefter SÖU redovisar den vidare i bulk till Undervisnings- och kulturministeriet.
Medlemsregister
I medlemsregistret kan du enkelt sätta till och editera egenskaper om föreningens medlemmar. Genom att ge medlemmarna olika egenskaper kan du skapa listor och sorteringar, exempelvis för att visa vem som har en viss kompetens såsom Första hjälp-utbildning eller liknande.
Från systemet kan du spara ner fakturor för medlemsavgift och printa ut. Dessutom finns det möjlighet att, mot en tilläggskostnad, anlita en tjänst för att e-posta ut fakturor eller för att de automatiskt ska skrivas ut och postas till mottagaren. Kostnaden för att ha systemet att printa och posta en faktura till slutmottagaren syns tydligt inne i systemet.
Webbsajt
Inloggningen till föreningens kostnadsfria hemsida sker genom Desky. Detta kräver dock att motsvarande konto en gång har konfigurerats på hemsidan.
Meddelanden
Via Desky kan kolleger inom samma kontor sända meddelanden till varandra. Med meddelande-funktionen kan du alltså påminna din styrelse om att gå in och läsa det senaste uppladdade styrelseprotokollet eller informera om något annat som är aktuellt. Mottagaren får via e-post meddelande om att ett nytt meddelande finns att läsa på Desky. Det är även möjligt att skicka meddelanden till SÖU genom systemet.
Kolleger
Under administrationsdelen finns sektionen Kolleger. Där bjuder du in övriga personer, såsom styrelsemedlemmar och andra resurspersoner i föreningen, till Desky och ställer in vilka rättigheter de har, dvs. vilka funktioner de får göra vad med. Det är den första i er förening som blir tillsatt i systemet som bjuder in de övriga som ska ha tillgång till Desky.
Mitt kontor
Mitt kontor innehåller basuppgifter om föreningen, närmast för att kunna ta emot fakturor från någon leverantör ifall tilläggstjänster beställs i systemet.
På sidan help.desky.fi finns manualer som stöd och hjälp för systemet. Vid frågor kan du även vända dig till SÖU eller Webbhuset, som är leverantör av tjänsten.
